Учет дебетовых карт в бюджетном учреждении

Дебетовые карты – это довольно удобный инструмент, не только для хранения своих средств, но также для различных денежных переводов, в том числе зарплаты, социальных выплат, пенсии, стипендии и т.д. Многие современные организации сотрудничают с банками и заключают с ними «Зарплатные проекты». Если говорить про бюджетные учреждения, то там могут выделять деньги именно на сами дебетовые карты. Как вести учет дебетовых карт в бюджетном учреждении?

Бухгалтерский учет по дебетовым картам

Сама по себе дебетовая карта является всегда собственностью банка, с которым у вас партнерские отношения по бюджетному проекту. Именно поэтому сам сотрудник при возврате дебетовой карты в сам банк делает небольшую ошибку, так как при этом бухгалтерский учет самой организации не будет оповещен и изменения в него внесены не будут.

Вообще любая бюджетная дебетовая карта должна быть выдана, а также возвращена только по журналу бухгалтерского учета дебетовых и кредитных карт организации. Обычно в данном журнале записывается вся нужная информация как о самой карте, так и о держателе карты. Что должно быть в журнале «выдачи и возврата» любых банковских карт? Давайте разберем все пункты:

• Фамилия Имя Отчество держателя карты и сотрудника организации
• Должность сотрудника
• Номер самой банковской карты (Не номер счета)
• Полное наименование банка
• Полные реквизиты банка
• Дата выдачи карты организации (Не путать с поступлением карт в организацию)
• Роспись сотрудника при получении карты
• Дата возвращения карты (Обычно возврат идет либо при окончании срока действия карты, либо при увольнении сотрудника, либо расторжении договора с банком)

Также при оформлении самого журнала выдачи дебетовых карт главный бухгалтер совместно с директором либо руководителем организации должны назначить ответственного за ведение данного журнала, а также за четкую выдачу всех банковских карт в организации.

Но для чего это нужно? Дело в том, что многие банки требовательны к своим клиентам и требуют полного возврата дебетовых карт при расторжении договора. Также организации будет гораздо проще вести контроль за всеми банковскими картами и смотреть чтобы никто ее не потерял или не своровал.

Получение дебетовых карт в бюджетной организации

Для того, чтобы быстро оформить выпуск карт на нескольких сотрудников, нужно сделать несколько действий со стороны организации:

• Нужно отправить полностью заполненное заявление на получение дебетовых, либо других карт в орган Федерального казначейства.
• Если в вашей организации есть несколько подразделений, то по каждому нужно сформировать отдельное заполненное заявление на выпуск банковских карт.
• После заявления со стороны организации Федеральный орган казначейства сформирует полный список со всеми реквизитами, о выпуске банковских карт на сотрудников организации. Данная процедура идет не позднее 24-х часов с момента поступления заявления со стороны организации. Сам список отправляет непосредственно в банк.
• После чего банк либо другое банковское кредитное учреждение отправляет в вашу организацию запрос о предоставлении нужных документов, а также срок, в течении которого данные документы должны будут готовы.
• После передачи нужных документов от организации, все карты выпускаются на каждого сотрудника. Карты делаются в течении 7-10 календарных дней. Все карты именные и имеют все нужные типы защиты и стандарты качества
• Когда дебетовые или другие банковские карты будут готовы, то банк уведомит саму организацию об этом.
• После чего сотрудник получает саму дебетовую или другую банковскую карту непосредственно в самой организации у ответственного лица. После того как дебетовая карта вместе с нужными документами получена, он должен расписаться в журнале учета и выдачи дебетовых карт. Данную карту нужно беречь и пользоваться средствами только исходя из работы организации.

Что делать если сотрудник потерял пин-код либо саму карту?

В случае утери пин-кода либо самой карты сотрудник незамедлительно должен сообщить об этом в сам банк либо кредитную организацию. Для этого он должен сразу же позвонить по телефону горячей линии банка и сказать всю нужную информацию. Также он может воспользоваться приложением банка, либо личным кабинетом на сайте.

После чего нужно уведомить свою организацию, которая уже должна сообщить о данном инциденте в орган Федерального Казначейства. Далее, чтобы сделать перевыпуск карты, нужно повторить полную процедуру с подачи заявления и документов на выпуск новой карты в орган Федерального казначейства.

Использование дебетовых и других банковских карт

Клиент банка и работник организации в праве использовать и пользоваться банковскими дебетовыми картами для снятия наличных в различных банкоматах. Сами наличные можно снять в банкомате банка, который предоставляет услуги по «Бюджетному проекту» либо тот, кто производит оформление и выдачу банковских карт.

Клиент в праве снимать и пользоваться средствами по собственному балансу, не превышая лимита. У данных дебетовых карт нет разрешенного овердрафта, и вы не можете уйти с ним в минус специально. Правда можно уйти в технический овердрафт, но за этим обычно следит сама организация, а также орган Казначейства.

В случае если сотрудник снимает деньги в банкомате другого банка, то комиссия взымается также исходя из договора оформления дебетовой карты. Также после совершения перевода со стороннего банка при снятии наличных идет запись в реестр Казначейства России.

Если же идет списание именно бюджетных средств с организации при выдаче в банкомате с комиссией. То дальше идет именно непосредственное возмещение данной комиссии от организации.

Сама организация может использовать практически любые банковские карты, как дебетовые, кредитные, так и предоплаченные, для оплаты различных услуги товаров в организации. Сам лимит по списанию и переводу таких средств по карте установлен Казначейством России и составляет 100 000 рублей в день.

Если же данная сумма превышает, то можно использовать счета нескольких карт, но только на разные покупки и переводы. Далее от банка в течении дня должны быть предоставлены все нужные документы по операциям с дебетовых карт.

При пополнении средств карты, организация должна предоставить нужный перечень документов именно в орган Казначейства. Далее Сам орган связывается с кредитной организацией и по установленным правилам перечисляет нужное количество средств на счета указанных дебетовых и других банковских карт.

Если сотрудник снял наличные средства и у него осталась сдача, то он может сам внести данные средств на счет с помощью банкомата. Данные средства сразу же отразятся на счету и не будут считаться использованными ранее. Также самому клиенту следует взять обязательно выписку в виде чека с банкомата – что он положил данные средства на счет. Нужно это для отчетности перед бухгалтерией.

Когда нужно возвращать карты в кредитную организацию?

Обычно это также происходит с участием органа Казначейства, когда он направляет в кредитную организацию заявку на закрытие счета карты. Также

• Когда срок действие самой карты уже подошел к концу, тогда идет стандартная процедура для ее перевыпуска.
• Если карта сильно повреждена, и ею пользоваться невозможно.
• Также возврат карты идет в случае утери пин-кода, так как пин-код непосредственно записан на самой карте.
• После того как организация заканчивает партнерские отношения между банком либо кредитной организацией, карты в этом случае в определенном порядке возвращаются в банк.
• Если Имя Фамилия или Отчество у клиента изменились, то банковская карта также подлежит возврату и замене на другую.

Плюсы использования дебетовых и кредитных карты в бюджетной организации

Самое главное, что это значительно сильно облегчает бухгалтерию, которой теперь не нужно возиться с большим количествам бумаг и отслеживать все перемещения денег на балансе.

С этого момента этим занимается кредитная организация и банк, которые в нужный момент, а также в конце месяца предоставляют полную отчетность по всем картам, списанию и движению средств на балансе карт.

Начальник и директор, и также главный бухгалтер могут отслеживать все средства в онлайн режиме через личный кабинет банка. Можно настраивать лимиты по выплатам и делать их ниже, если это необходимо.

Также безналичный расчет за счет банковских и дебетовых карт дают достаточно надежную систему, в которой деньги гораздо сложнее украсть. В случаи утери или кражи самого пластика, снять с нее деньги гораздо сложнее. Есть также установленный регламент – что сотрудник должен в случаи утери или кражи моментально сообщить об этом в банк, для полной блокировки пластиковой карты.

Если сравнивать по удобности, то по бухучету – это довольно выгодно и экономит большое количество как сил, времени так и средств, так как теперь на это нужно гораздо меньше количество сотрудников. Все проводки средств проходят исключительно под контролем органов Казначейства и контроль средств усиливается, а риск пропажи или кражи в разы уменьшается.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...